給与/給料明細の電子化の広まり

給与/給料明細書の発行に関しても、多くの企業で電子化が進められています。
MM総研の2016年の調査によれば、クラウド型給与計算ソフトの導入目的に「給与関連書類のペーパーレス化」があげられています。
給与計算ソフトをはじめ、クラウドの会計ソフトの利用が増加しており、それにともない給与/給料明細の電子化が普及しつつあります。
世帯あたりのスマホの普及率が96％になった今、電子交付は従業員に無理なく受け入れられることでしょう。

給与/給料明細の電子化の導入に法律的な対応は必要か？

ここで、給与/給料明細を電子化するにあたって法律的に対応が必要か確認します。
給与/給料明細に関係しそうな法律として、ざっくりと以下の3種類があげられるでしょう。

結論からいうと、給与/給料明細の電子化にあたってAとBは法律的に問題は発生せず、Cの所得税法において若干配慮が必要になります。
労働基準法や社会保険料の徴収に関する法律には、給与/給料明細を紙で交付すべきという規定はありません。
一方、所得税法では従業員から紙による交付請求がなされない限り、給与/給料明細の電子交付が許容されています。

現状、たいていの企業は「給与/給料明細の電子交付の同意書」を従業員から取りつけることで、無事電子交付に移行しています。

給与/給料明細の電子化に同意してもらうには

給与/給料明細の電子化を法的にクリアするには、従業員の同意が必要です。

次項以降で、同意取得の協力を得る方法や、同意手続きの流れを説明します。また例外的に同意が得られない場合の対処も紹介します。

電子交付のメリットの周知と理解

同意書を得る前に、給与/給料明細の電子交付で得られるメリットを社内に周知して同意を得られやすくします。 一般の従業員と管理層の2つの方面に働きかけましょう。

従業員にとって給与/給料明細が電子交付されるメリットは「明細の管理が容易になる」に尽きます。
Web/ウェブの自動配布になるので受け取る手間はいらず、明細書の紛失とも無縁です。 電子化で過去の給与データを一括管理・閲覧でき、家族とのデータ共有も可能です。

詳しくは『給与/給料明細をWeb/ウェブ・電子化するメリット 従業員側のメリット』をご覧ください。

ペーパーレスの利点を十分にわかってもらえば、電子化移行に賛同が得られるようになります。
Web/ウェブ明細システムの操作は簡単ですが、不安を感じる従業員が潜在的にいます。
自力で閲覧できるまでサポートすることをしっかり周知しましょう。

管理者にとって給与/給料明細の電子化を導入するメリットは以下の2つに集約されます。

• コスト削減
• 給与事務の効率化

給与/給料明細を紙から電子化すると、明細書配布を自動化でき、コスト削減になります。

さらに給与/給料明細が電子化されると、給与データの参照や処理が容易になり、年末調整などの給与事務が効率化します。
詳しくは『給与/給料明細をWeb/ウェブ・電子化するメリット 会社側のメリット』をご覧ください。

こういったメリットを管理層に理解してもらえば、給与/給料明細の電子化推進に協力してもらえる可能性が高まります。
各管理者から従業員に働きかけてもらうことで、同意手続きを円滑に進めやすくもなるでしょう。

給与/給料明細の電子交付の同意手続き

次に、同意手続きの実務面を説明します。

• 同意書作成
• 同意書の個別配布
• 同意書の回収

同意書は紙でもデジタルデータのどちらでもかまいません。一番簡便なのは電子給与/給料明細システムの同意書の自動取得機能を利用する方法です。既存の社内システム（グループウェアや電子申請、チャット）の活用もよいでしょう。
なお、同意書の書式については詳しくは次項をご覧ください。

給与/給料明細の電子化の同意書には書式や記載項目の法的な規定はありません。
ここでは国税庁が公表した見解を参考に、同意書の書式例を紹介します。

• 電子交付する書類名（「給与支払明細書」「給与所得の源泉徴収票」等）
• 電子交付の手段、媒体等
• 電子メール送付の明示、送付先アドレス
• Web/ウェブ閲覧ならアクセス先のURLもしくはアプリ、および閲覧方法
• 電子交付の実施スケジュール（給与支給日、毎年2月末日まで等）
• 電子交付の開始日
• 電子明細をプリントアウトできる環境の用意
• 上記に承諾する旨、承諾日、従業員の氏名

万一同意が得られない場合の対応

給与/給料明細の電子交付に同意しない従業員には個別対応（紙による発行）が必要になります。
ただ、昨今はキャッシュレス決済の普及や、政府をはじめとした電子化推進の機運が高まっています。 丁寧に説明したり、会社が電子的な閲覧手段を用意することで同意を得ていきましょう。

なお、住宅ローン申し込みなど、従業員から個別事情による書面発行の請求があった場合も対応が必要になります。

Web/ウェブ給与/給料明細のペイスリッププロ

「ペイスリッププロ」は、給与/給料明細の電子化システムです。システム上で法的に必要な同意書を取得でき、アカウント作成にメールアドレスも不要なので速やかに始められます。
さらに給与/給料明細以外の保険料や住民税の通知書類が添付でき、管理者の手間も省けます。

ペイスリッププロを導入するメリットは何といっても低価格で利用できる点です。クラウドなので初期費用や更新料が不要で、月々の基本料3,000円と、人数あたりの料金（25～50円）しかかかりません。また、各種の便利機能が追加料金なしで使えるのも大きいです。

すべて無料の便利な機能

• グループ会社指定明細のパターン

• 退職者アクセス制限

• 同意機能

• 通知機能

• 添付資料機能コメント記載・掲示板

• パスワード変更

• グループ会社ごとの支給日設定

• アカウントの印刷設定

無料モニターのご紹介

ペイスリッププロでは30日間の無料モニター制度があります。給与/給料明細の電子化導入にあたり、一部でテスト運用してから全社展開する、もしくは本格運用前の初期設定や従業員の教育研修を余裕を持って実施するといった活用の仕方があります。

この機会に、ペイスリッププロで令和の時代にふさわしい効率的な給与事務に切り替えられることをおすすめします。